Od 1 stycznia 2025 r. nie będzie już obowiązku prowadzenia korespondencji urzędowej w formie papierowej. W życie wejdą przepisy pozwalające na wymianę pism drogą elektroniczną. Każdy ma prawo zdecydować, czy chce pozostać przy dotychczasowych zasadach, czy skorzystać z rozwiązań elektronicznych.
Chyba każdemu z nas zdarzyło się narzekać, że musiał iść na pocztę, by na podstawie otrzymanego awizo odebrać urzędową korespondencję lub nadać w placówce list polecony skierowany do jakiejś instytucji. Trzeba było poświęcić czas na dotarcie na pocztę, nierzadko spędzić kilka minut w kolejce i na dodatek wpasować się w godziny pracy placówki. Dzięki e-doręczeniom korespondencja z urzędami powinna być szybsza i mniej uciążliwa.
E-Doręczenia – o co chodzi?
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze urzędy i instytucje, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.
Usługa będzie wprowadzana według harmonogramu określonego w przepisach wykonawczych do ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Od 1 stycznia 2025 r. aktywną skrzynkę do e-doręczeń będą musiały posiadać m.in. organy administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Narodowy Fundusz Zdrowia, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, czy uczelnie publiczne. Wymóg obejmie też osoby wykonujące zawody zaufania publicznego – adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, notariuszy i rzeczników patentowych, a także podmioty niepubliczne rejestrujące się w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).
Tych, którzy są już wpisani do wspomnianych dwóch baz danych obowiązek obejmie później – od 1 kwietnia 2025 r. (podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r.) lub od 1 października 2026 r. (podmioty zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.). Dokonywanie zmian we wpisie do CEiDG po 30 czerwca 2025 r. będzie oznaczało automatycznie konieczność podania adresu do e-doręczeń.
Od 1 października 2029 r. skrzynkę do e-doręczeń będą też musiały posiadać sądy i trybunały, prokuratura, organy ścigania, Służba Więzienna, a także komornicy.
Zasady prowadzenia korespondencji
e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, ponieważ są usługą zaufania – tożsamość nadawcy i odbiorcy jest sprawdzana, nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich, nie ma możliwości zmiany treści korespondencji. Ponadto zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysłania i doręczenia korespondencji.
Z usługi e-Doręczeń może skorzystać każdy, kto posiada profil zaufany lub dowód osobisty z warstwą elektroniczną (e-dowód).
W celu uzyskania adresu do e-Doręczeń nie trzeba instalować żadnych dodatkowych programów
W każdej chwili można zrezygnować z tej formy otrzymywania korespondencji, składając w skrzynce do e-Doręczeń wniosek o wykreślenie adresu do e-Doręczeń z bazy.
Jak wysłać/odebrać e-korespondencję?
Prowadzenie korespondencji elektronicznej będzie możliwe na kilka sposobów. Przeciętny obywatel skorzysta ze skrzynki e-Doręczeń na mObywtael.pl i edoroczenia.gov.pl, a przedsiębiorcy ze skrzynki na Koncie Przedsiębiorcy na portalu biznes.gov.pl; ewentualnie z aplikacji firm dostarczających usługę e-Doręczeń.
Pierwszy krok to uzyskanie adresu do e-Doręczeń (korespondencja nie będzie kierowana na adres e-mail), który można otrzymać po wejściu na specjalną stronę urzędową (https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen) i określeniu, kto będzie nadawcą.
Będąc osobą fizyczną należy przejść do złożenia wniosku, logując się do e-usługi (z wykorzystaniem jednego z dostępnych sposobów identyfikacji: profilu zaufanego, bankowości elektronicznej, e-dowodu, aplikacji mobilnej mObywatel czy eID) i wpisując w formularz wymagane dane. Część z nich będzie automatycznie ściągnięta z urzędowych baz danych, więc trzeba zweryfikować ich poprawność i w razie stwierdzenia niezgodności zgłosić ten fakt za pośrednictwem ePUAP lub skontaktować się ze swoim urzędem gminy.
Choć usługa e-Doręczeń będzie dostępna od 1 stycznia 2025 r., to wniosek o założenie adresu w jej ramach można złożyć wcześniej. Jeśli ktoś jest osobą prywatną, posiada własną firmę i na dodatek wykonuje zawód zaufania publicznego, to dla każdej z tych ról powinien założyć osobny adres do e-Doręczeń.
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) skutkuje automatycznym zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publicznej usługi hybrydowej (PUH). W ramach tej drugiej korespondencja jest przekazywana z urzędu do poczty elektronicznie, tam zostanie wydrukowana i dostarczona do adresata, który nie posiada adresu do e-Doręczeń w formie papierowej.
Adres do e-Doręczeń składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w następującym układzie:
AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ
gdzie:
AE – skrót od adres elektroniczny
PL – kod kraju
X – cyfry
Y – litery
Z – cyfry sumy kontrolnej.
Przykładowy adres:
AE:PL-12345-67890-ABCDE-12
Jeżeli wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń zostanie zaakceptowany, na adres e-mail podany we wniosku przyjdzie informacja o jego założeniu i konieczności aktywacji skrzynki do e-Doręczeń. Niezbędne działania nie są skomplikowane. Należy wejść na swoje konto mObywatel, w menu bocznym wybrać zakładkę Twoje skrzynki i kliknąć Aktywuj skrzynkę, po czym podać adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia i nacisnąć Aktywuj. Po otrzymaniu na podany wcześniej adres e-mail informacji, że skrzynka jest już aktywna, można zacząć korzystać z usługi.
3 lata korzystania
Osobista skrzynka do e-Doręczeń dla obywatela jest ważna przez 3 lata. Na 30 dni przed terminem jej wygaśnięcia pojawi się powiadomienie w panelu skrzynki osobistej na edoreczenia.gov.pl lub na mObywatel.gov.pl (w zakładce Twoje skrzynki). Na 14 dni przed wygaśnięciem skrzynki zostanie przesłana na adres e-mail podany podczas jej aktywacji informacja o konieczności przedłużenia jej ważności.
Korzystając z usługi publicznej, trzeba będzie zalogować się na jedną z wymienionych wyżej stron i po wejściu do skrzynki do e-Doręczeń przeczytać oświadczenie, po czym przedłużyć jej ważność.
W przypadku korzystania z usług kwalifikowanego dostawcy, konieczny będzie kontakt z nim i uzyskanie informacji o niezbędnych krokach.
Nie przedłużenie ważności skrzynki sprawi, że zostanie ona zamknięta; możliwe będzie tylko odczytywanie otrzymanych wcześniej wiadomości.
Kilka kwestii praktycznych
Bez względu na stan zapełnienia skrzynki odbiorcy otrzyma on powiadomienie o nadejściu wiadomości od podmiotów publicznych; natomiast sama wiadomość pojawi się w skrzynce odbiorczej dopiero po zwolnieniu w niej miejsca.
Prywatne adresy do e-Doręczeń w BAE są dostępne tylko dla podmiotów publicznych, natomiast te dotyczące firm są widoczne dla wszystkich użytkowników e-Doręczeń.
Wiadomość, wraz z załącznikami i potwierdzeniem jej wysłania i odebrania, można będzie pobrać w skompresowanym pliku ZIP. Po jego rozpakowaniu w folderze zobaczymy wszystkie pliki dotyczące przesyłki (w formatach PDF i XML) oraz załączniki (w formacie, w jakim dodał je nadawca).
Chcąc nadać korespondencję do jakiegoś podmiotu należy odszukać jego adres do e-Doręczeń w wyszukiwarce dostępnej w swojej skrzynce do e-Doręczeń.
Warto wiedzieć, że korzystać z e-Doręczeń u publicznego dostawcy wysłanie korespondencji elektronicznej przez obywatela lub firmę do podmiotów publicznych będzie bezpłatne, podobnie wymiana informacji między nimi. Opłaty będą pobierane od podmiotów publicznych kierujących pisma do obywateli, firm i instytucji publicznych oraz w sytuacjach, gdy jedną ze stron korespondencji nie będzie podmiot publicznych (np. firma napisze do innej lub do osoby prywatnej).
W podmiotach komercyjnych oferujących tę usługę może być ona płatna.
Jak złożyć reklamację?
Reklamację dotyczącą przesyłki w PURDE i PUH można będzie złożyć u operatora wyznaczonego jako dostawca e-Doręczeń, którym jest Poczta Polska. Potrzebne do tego będzie posiadanie numeru i dowodu nadania przesyłki, numeru umowy, danych nadawcy i adresata oraz wskazanie adresu e-mail, na który ma zostać przekazana odpowiedź na reklamację a także numeru konta bankowego do wypłaty ewentualnego odszkodowania.
Na pierwszy rzut oka brzmi to dość skomplikowanie, ale w rzeczywistości nie powinno być problemu ze złożeniem reklamacji, jeśli skorzysta się ze skrzynki e-Doręczeń. Po zalogowaniu się do niej, trzeba będzie wskazać przesyłkę, której dotyczy reklamacja, kliknąć Usługi dodatkowe, a następnie Złóż reklamację, po czym Złóż wniosek i dalej postępować zgodnie z podpowiedziami generowanymi przez system.
Dopuszczalne też będzie zgłoszenie reklamacji na stronie Poczty Polskiej lub w tradycyjnej formie papierowej w dowolnej placówce pocztowej.
Zgłoszenie powinno zostać rozpatrzone w ciągu 30 dni.
Korzyści z e-doręczeń
Można się zastanawiać, czy wprowadzenie opisywanej usługi będzie ostatecznym gwoździem do trumny Poczty Polskiej. Raczej nie, gdyż – jak wspomnieliśmy – jest ona wyznaczona do pełnienia roli dostawcy e-Doręczeń, za co będzie otrzymywała wynagrodzenie.
e-Doręczenia pozwolą za to ograniczyć koszty działalności, powinny wpłynąć na efektywnośćdziałania. Od dawna wiadomo, że poczta boryka się z kłopotami kadrowymi, brakuje doręczycieli i w efekcie część rejonów obsługiwana jest nieregularnie. Wyprawa listonosza z jednym pismem urzędowym do odległej miejscowości jest kosztowna i czasochłonna. Czasem doręczyciel musi odwiedzić adresata po raz drugi, gdy ten nie zgłosi się do placówki po otrzymaniu awizo. Konieczne jest też sporządzenie dokumentacji dostarczenia przesyłki, odesłanie do nadawcy potwierdzenia jej przekazania, co także zajmuje sporo czasu.
Usługa e-Doręczeń pozwoli na odciążenie listonoszy, dotarcie przez nich z innymi przesyłkami do większej liczby adresatów. Z kolei każdy z nas będzie mógł odczytać korespondencję urzędową w dogodnym dla siebie miejscu i czasie, potwierdzając ten fakt na komputerze, co z kolei usprawni procedury administracyjne.
Usługa e-Doręczeń to bezpieczeństwo, komfort, oszczędność czasu (dzięki wyszukiwarce szybko można znaleźć i potwierdzić adres do e-Doręczeń odbiorcy), a także wysoka skuteczność i szybkość komunikacji z podmiotami publicznymi.
Krzysztof Duliński
